- Objectifs de la politique
Pour la réalisation de sa mission et en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’organisme a besoin de recueillir divers renseignements personnels.
Intro-Travail et Carrefour Jeunesse Emploi du Granit s’engage à protéger le droit à la vie privée de toutes les personnes au sujet desquelles il a recueilli des renseignements personnels. Cette politique respecte donc la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- Renseignements personnels collectés
Nous n’échangeons pas, ni ne vendons, ni ne louons, ni ne cédons vos renseignements personnels.
Ainsi, nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à de tierces parties externes autres que nos bailleurs de fonds, pour qui il est nécessaire d’avoir accès à ces renseignements:
- Pour établir votre admissibilité aux services gouvernementaux
- Lors de la mise en place de votre participation à nos services ainsi que lors des redditions de comptes dans le cadre de certains services et/ou projets
- Pour faire le suivi de l’évolution de votre parcours et bien vous desservir
- Pour demander l’accès à un autre service
- De manière globale pour réaliser des portraits statistiques
- L’utilité des renseignements personnels
Nous ne recueillons que les renseignements personnels que vous avez consentis à nous fournir. Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins de l’établissement, de la gestion et du maintien de notre relation avec vous.
Dans le but de vous fournir les services que vous nous avez demandés, nous pouvons être amenés à transmettre vos informations personnelles à des tiers gouvernementaux de confiance, lorsque cela est nécessaire.
L’organisme Intro-Travail et Carrefour Jeunesse Emploi du Granit demande des renseignements personnels pour différentes raisons. Principalement, les informations recueillies sont en lien avec le déploiement de ses services et les demandes de ses bailleurs de fonds. Par exemple, les renseignements recueillis sont utilisés pour évaluer votre admissibilité, pour faire le suivi de vos démarches, pour faire nos redditions de comptes, pour partager des activités, des offres d’emploi ou des publicités mais aussi dans le cadre de l’accompagnement d’un.e client.e, l’organisme pourrait obtenir d’un partenaire son plan d’intervention afin d’être partie prenante des stratégies mises en place visant l’atteinte des objectifs établis. Également, l’organisme recueille des données administratives ou comptables pour assurer son bon fonctionnement, tels que pour le salaire des employé.es ou le paiement de plusieurs fournisseurs.
L’organisme utilise uniquement et exclusivement les renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour les fins énumérées à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou aux lois en vigueur notamment mais sans restreindre, pour :
- Vous soutenir adéquatement dans votre parcours, votre emploi, votre engagement bénévole ou votre mandat ;
- Vous communiquer des renseignements ou d’autres informations (comme des offres d’emploi, des communications écrites, des publicités, des confirmations de rendez-vous ou des transferts d’argent dans le cadre d’un contrat signé ou des événements ou activités relatifs à nos services, etc. ) ;
- Maintenir et améliorer nos services ainsi que pour bien répondre à vos questions, commentaires ou suggestions ;
- Permettre les redditions de compte aux gouvernements et bailleurs de fonds. Cela inclus de recueillir des renseignements dans le cadre de rapports afin de réaliser des portraits statistiques. Toutefois, les rapports de ces collectes de données ne comprennent aucun renseignement personnel ;
- Répondre aux demandes légalement contraignantes des forces de l’ordre, des autorités réglementaires ou d’autres tiers, afin de nous conformer aux lois applicables.
- La consultation des renseignements personnels
Les renseignements personnels ne sont pas diffusés sans le consentement de la personne concernée, à moins que Loi sur la protection des renseignements personnels ne le permette. Il est à noter que selon la demande ou la situation, seulement les informations jugées nécessaires seront communiquées. À noter qu’à moins d’une situation particulière, la personne sera informée de la consultation de ses renseignements personnels. L’organisme rend l’accès aux renseignements personnels uniquement à ses employé.es, et ce, afin de bien accompagner ses client.es et de réaliser diverses tâches en lien avec la mission de l’organisme. Soulignons que tous les renseignements personnels sont traités de façon confidentielle par les membres de l’équipe d’Intro-Travail et Carrefour Jeunesse Emploi du Granit. L’accès aux renseignements personnels est accordé aux employé.es par la direction générale ou la direction adjointe selon leur analyse de la situation et discrétion.
Tous les employé.es de l’organisme respectent les éléments de la présente politique, les méthodes de travail implantées à l’interne et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Un non-respect des éléments mentionnés auparavant peut entraîner des mesures disciplinaires allant jusqu’à un congédiement.
*Au sein de notre organisation, seules les personnes qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent le faire. Nous ne communiquerons que les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.
- Le consentement à l’échange de renseignements personnels
Dans la majorité des situations, les intervenant.es ou représentant.es de l’organisme reçoivent le consentement de la personne avant de faire la demande de renseignements personnels. Selon les circonstances et la nature des informations souhaitées, le consentement peut se faire de différentes façons.
Nous favorisons principalement trois types de consentement soit le consentement verbal, écrit ou électronique. Parfois et de façon très limitée, selon les circonstances, le comportement ou les actions d’une personne, un consentement implicite de la personne pourra être suffisant.
Notre organisme accorde une grande importance aux besoins de la personne, à la sensibilité des renseignements personnels et dans quel but ils sont recueillis. Si les informations obtenues doivent être utilisées dans un autre contexte que ce qui a été prévu lors de la collecte, les intervenant.es ou les représentant.es de l’organismes demanderont un nouveau consentement.
L’organisme utilisera les renseignements personnels d’une personne sans son consentement, seulement si ceux-ci doivent servir aux mêmes fins que celles pour lesquelles ils ont été demandés au départ.
- Type de renseignements personnels demandés
À travers sa mission et ses nombreux services, Intro-Travail et Carrefour Jeunesse Emploi du Granit a besoin de divers renseignements personnels. Que ce soit lors d’une rencontre, d’une discussion téléphonique, par courriel ou par l’entremise de notre site Internet, l’organisme peut, selon la situation, recueillir différents renseignements personnels tels que, notamment mais sans restreindre:
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Numéro d’assurance sociale
- Adresse postale
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Langue maternelle
- Lieu de naissance
- Nom des parents
- Situation familiale et sociale
- Situation économique
- Situation professionnelle
- Situation scolaire
- Renseignements médicaux
- Antécédents judiciaires
Ces renseignements personnels sont demandés lors de l’admission/inscription d’un.e participant.es à l’un de nos services et tout au long de l’accompagnement de ceux-ci, selon les besoins.
Soulignons également que, selon la situation, l’organisme peut avoir accès à des renseignements personnels via certains bailleurs de fonds ou partenaires de différents milieux: communautaire, santé, socioéconomique, scolaire, etc.
- Partage de vos renseignements personnels
Nous pouvons être amenés à transmettre vos informations personnelles à des tiers de confiance, notamment :
- À des autorités gouvernementales et des organismes lorsque les lois applicables l’exigent ;
- À un organisme mandaté en vertu de la loi de prévenir, détecter ou réprimer les crimes ou les infractions aux lois, lorsque cela est requis dans l’exercice de ses fonctions, et si le renseignement est essentiel pour la poursuite d’une infraction à une loi applicable notamment au Québec.
- Délais de conservation
Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’organisme Intro-Travail et Carrefour Jeunesse Emploi du Granit conserve vos informations personnelles uniquement pour le temps correspondant aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, et ce, afin de se conformer à ses obligations légales et réglementaires. Si une durée de conservation plus longue était exigée ou autorisée par la loi, ces délais de conservation seraient respectés par les représentant.es et les employé.es de l’organisme.
Notre site Web[1] utilise des témoins et/ou des technologies similaires. Les témoins sont des éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lorsque l’internaute visite un site Web, et qui peuvent être récupérés par ce serveur lors de visites subséquentes. Ceux-ci lui permettent de vous reconnaître plus facilement. Voici une liste sommaire des éléments recueillis:
- Le nom de domaine Internet et l’adresse IP avec laquelle vous accédez à l’un de nos sites Web (l’adresse IP est un nombre assigné à votre ordinateur par votre fournisseur d’accès Internet toutes les fois que vous naviguez sur le Web)
- Le type de navigateur et le système d’exploitation que vous utilisez
- La date et l’heure à laquelle vous accédez à l’un de nos sites Web
- Les différentes pages que vous consultez et la durée de ces consultations
- Conditions d’accès, de rectification et de retrait des renseignements personnels
En tout temps, au sein de l’organisme Intro-Travail et CJE du Granit, une personne a accès à ses renseignements personnels et peut les modifier si elle le désire. Également, selon les modalités de la Loi sur l’accès à l’information, une personne peut faire une demande écrite à l’organisme pour avoir accès à son dossier et, du même coup, à ses renseignements personnels.
Les employé.es de l’organisme peuvent accompagner chaque personne à accéder ou à corriger leurs renseignements personnels ou les diriger vers la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Intro-Travail et CJE du Granit accorde de l’importance aux renseignements recueillis dans l’ensemble de ses services et il s’assure que ceux-ci soient pertinents.
Une fois que nous vous avons bien identifié, vous pouvez demander de consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, selon ce que la loi autorise ou exige. Dans certains cas, une demande écrite de votre part peut être nécessaire.
S’il y a des modifications à apporter à vos renseignements personnels, il est préférable de communiquer avec nous rapidement par téléphone ou par courriel afin de maintenir à jour votre dossier et nos bases de données.
- Rôles et responsabilités de l’organisme
L’organisme Intro-Travail et Carrefour Jeunesse Emploi du Granit assume la responsabilité des renseignements personnels pour la cueillette, la conservation, l’utilisation, la transmission et la destruction. Les procédures sont continuellement évaluées et améliorées et les personnes responsables de la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme s’assurent du respect de celles-ci et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- Coordonnées des responsables de la protection des renseignements personnels
Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels Madame Nathalie Gervais, directrice générale par le biais de l’adresse courriel suivante : ngervais@introcje.ca ou par téléphone au 819 583-1101 #232. En son absence, Madame Nathalie Bastarache agira à titre de responsable de la protection des renseignements personnels et vous pouvez la joindre par courriel à l’adresse suivante : nbastarache@introcje.ca ou par téléphone au 819 583-1101 #233
Le responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente (30) jours suivant la réception de votre demande.
- Mise à jour de la politique
Nous pouvons modifier le contenu de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels à tout moment. Nous vous invitons donc à la consulter de manière régulière afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.
Cette version a été mise à jour le 23 janvier 2024.
[1] www.introcje.ca
